אחד האתגרים למאמן ניהולי הוא לסייע למנהלים להבין מהו סגנון הניהול שלהם, ולבחון האם הוא אכן הסגנון המתאים ביותר למה שהם רוצים להשיג. יש דרכים רבות לבחון סגנונות ניהול, הפעם אתייחס לשניים – ניהול לפי תהליכים וניהול לפי תוצאות.
האנושות הקדומה ניהלה תוצאות. לא הייתה אפשרות אחרת, מכיוון שאם לא השגת את תוצאות הנדרשות, גוועת ברעב. ניהול לפי תהליכים הוא המצאה חדשה, יחסית, בתולדות האנושות. מקורה בעידן התעשייתי בו היה צורך לקחת המוני עובדים חסרי הכשרה ולהפיק מהם תועלת. הפתרון נמצא בדמות ניהול לפי תהליכים. בשיטת הניהול הזו, המנהל או הבוס מגדירים את התהליך האחד הנכון, וכל היתר צריכים לפעול בדיוק בהתאם לתהליך. זה פועל היטב כאשר מייצרים מוצרים אחידים בתנאים אחידים, וההדירות המתקבלת מבטיחה איכות אחידה ויכולת גבוהה לתכנן את הייצור, התפוקה והתמחיר. לא פלא שבכל ארגון, שני האנשים שהכי תומכים בניהול תהליכי הם מנהל האיכות ומנהל הכספים.
לשתי הגישות יתרונות וחסרונות:
ניהול לפי תהליכים אפקטיבי במיוחד כאשר
- המטלה קבועה וחוזרת על עצמה ללא שינוי
- הרבה אנשי שונים מבצעים אותה המטלה
- התהליך אינו מחייב שיפוט אלא במסגרת כללים ידועים מראש
- המבצעים הם אנשים ברמה נמוכה, יחסית, ובעיקר עובדי כפיים.
במצבים אלו ניהול לפי תהליכים מביא להדירות, התמקצעות, רמה גבוהה של איכות, רמה גבוהה של יעילות בזמן ובמשאבים.
ואולם, ניהול לפי תהליכים אינו גמיש ואיטי להגיב לשינויים. כמו כן, אנשים בעלי רמה אישית גבוהה משתעממים מלהיות בורג במכונה וקשה לשמר אותם בתפקידים כאלו. בעיה נוספת היא שכאשר התהליך יוצא מאיזון ואינו מתאים עוד לתנאי הסביבה, אם לארגון אין מערכת בקרה יעילה המתקנת את המצב מהר, 'יעילות' התהליך תגרום לנזקים רבים והעובדים, הרואים את הבלגאן, נתפסים לעתים קרובות לציניות ולאבדן אמון בהנהלה ובארגון.
ניהול לפי תוצאות עדיף כאשר
- מנהלים סביבה רוויה בשינויים
- הדרך להשגת התוצאה עדיין אינה ברורה לגמרי (למשל – מכירות, פיתוח)
- אין חובה חוקית או אחרת לביצוע אחיד, או לתוצאה אחידה לגמרי
- התהליך מבוצע על ידי אנשים ברמה גבוהה, ובעיקר כאשר מדובר ב-'עובדי ידע'
במצבים כאלו, ניהול לפי תוצאות עשוי להוציא את המיטב מצוות העובדים ולהביא להישגים מפתיעים, ובתנאי שהמנהל יודע להגדיר את התוצאות הנכונות, לתקשר אותן היטב לעובדים, להעביר את מידת הסמכות והאחריות הנדרשות לכפופים לו, ולוודא שמערך התגמול פועל בתאום עם מאמץ להשגת התוצאות הנדרשות ולא כנגדו.
ניהול לפי תהליכים שואל "איך אפשר לעשת את זה בדרך היעילה ביותר?", בעוד שניהול לפי תוצאות שואל "מהי התוצאה שתביא לי את ההישגים הגבוהים ביותר?".
ברוב המקרים, נדרשת גישה המשלבת את שתי דרכי הניהול. אחד מתפקידי המאמן הוא לסייע למנהל לזהות את הדרך המתאימה ביותר בכל מצב, להגדיר את התוצאות הנכונות (הגדרת יעדים הגזורים מאסטרטגיה), לבנות את 'מפל היעדים' המתרגם את התוצאות הנדרשות ברמה האסטרטגית לתוצאות שכל עובד צריך להשיג בפני עצמו, ולבנות סביבת עבודה התומכת בלקיחת אחריות אישית של העובדים לתוצאות שלהם.